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统一审批
为什么要建立统一审批?

在现代企业管理中,审批流程是确保企业运营规范、决策科学的重要环节。然而,随着企业软件系统的不断增多,每个软件系统可能都需要审批,这就导致领导需要在不同的软件系统中切换,原本要省的时间一点都没省。还有一些业务系统,本身审批功能比较薄弱,无法实现复杂的企业审批流程,如果为此做定制开发又要增加成本,得不偿失。
华天动力经过20年的企业软件系统研发,经统计分析发现,当没有统一审批时,通常企业都会有如下问题存在:
审批环节繁多:每个业务部门都有自己的审批流程,导致审批环节繁多,效率低下。
信息不透明:各部门之间的审批信息无法共享,导致信息不透明,难以进行跨部门协作。
决策滞后:由于审批流程繁琐,导致决策滞后,影响了企业的运营效率。
为此,当企业内部系统到达一定量级的时候,构建统一审批,实现审批流程的标准化、信息化、自动化,已成为企业信息化建设的必然趋势。


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统一审批的必要性

提高审批效率
在没有统一审批时,领导需要在不同的系统中进行审批,一是会出现同一件事既要在A系统中审批,又要在B系统中审批,从而出现了反复审批、多头审批的现象。而在使用了统一审批后,能够将所有系统的审批统一到集成平台中,一件事只审一遍,大大减少了审批环节,提高了审批效率和办事效率。
降低管理成本
能够实现通过审批将数据自动流转到不同的系统中,避免了数据的多次录入,减少出错几率的同时也降低了人工参与,从而降低人力成本,而通过数据的自动流转自动发送到相关人处承现,能够做到数据随时查,这就减少了纸质文档的使用,从而进一步降低管理成本。
提升决策质量
在集成平台中,通过统一审批,确保审批信息的准确性和数据的完整性。结合集成平台的报表功能,为决策者提供全面、即时的数据信息,为决策提供准确的数据支持,提升决策质量。
 

 

哪些行业需要统一审批?

制造业
制造业通常配置的软件系统包括:ERP、OA、人事、财务等。对生产计划、物料采购、设备维护等环节,都可以通过统一审批系统集成后统一应用。通过预设的审批流程,可以确保生产计划的高效执行,物料采购的合规性,以及设备维护的及时性。
金融业
金融业所使用的软件非常多,通常包括:贷款类软件、理财产品销售类软件、风险评估类软件等。为了确保资金安全和合规性,各类软件系统中的任何操作必须两人以上确认后方可处理,这就导致审批更多,更繁琐。而从业务上,通常需要在风险评估系统中完成审批后才能够进行贷款或理财业务的处理,这就导致同一个客户的信息要先在风险评估系统中录入并审批通过后,再在其他系统中再次录入再次审批。通过统一审批系统就可以大大简化和加速这些审批流程,确保金融交易的合规性和风险可控性。
医疗行业
医疗行业通常需要使用HIS、OA、HR等系统,通过统一审批系统可以应用于医疗设备采购、药品采购、特殊药品使用申请、手术申请等审批流程。通过自动化和标准化的审批流程,可以提高医疗资源的利用效率,确保医疗服务的及时性和安全性。
政府机构
政府机构常用的系统包括公文审批、行政办公、项目管理等多套系统,在行政审批、项目审批、资金审批等方面都需要高效、规范的审批流程。通过统一审批可以帮助政府机构实现审批流程的透明化、标准化和自动化,提高政府服务效率,降低行政成本。
零售业
在零售业中通常需要通过门店管理系统、供应链管理系统、CRM、ERP、财务等各种系统来进行供应链的管理及商品的管理、促销活动、门店扩张等业务的处理。
通过统一审批系统可以应用于商品采购、促销活动、门店扩张等审批流程。通过集中管理和审批,可以确保零售业务的合规性和效率。


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统一审批有哪些功能?

作为一个集成化的管理平台,统一审批的功能要从两个方面来看:一个是服务端,主要是为要集成的软件系统提供集成的环境;另一个是客户端,主要是为使用系统的用户提供使用端的环境,为了适应当前移动办公的要求,客户端包含有浏览器应用、PC端应用以及手机端应用。
服务端的功能
服务端主要是由管理员或具有权限的用户在使用前及使用中进行审批相关工作的设置和维护。主要具有如下内容:
审批管理:作为老版OA厂商,华天动力拥有自研的工作流引擎,我们把这个引擎直接嵌入到小天系统中,为小天系统提供强大的流程支撑。审批管理能够定义审批表单、审批流程、查询视图,以适应不同业务、不同项目的需求。
统一申请:在即存的各个业务系统中,可能都会有自己系统内的业务申请,小天支持将各应用的申请及业务流程,集成到平台中实现统一申请。
统一待办:统一待办的作用是方便用户对各类待办事项进行集中的查看、办理。统一待办实现在一个界面上汇集所有的待办消息,包括第三方系统的待办,对待办进行分门别类。应用将待办推送到预先设置的分类里,便于用户在统一待办界面进行快速查询和处理。三方应用集成推送的待办将在客户端的待办分类下展示,可在统一待办下进行待办的各种操作。
统一消息:小天具有消息总线,实现与异构业务应用的统一消息集成能力。通过即时通讯引擎,实现在一个平台上,应用消息及时触达,应用业务流程流畅协作,实现消息找人,消息驱动业务。用户在统一消息中可以第一时间看到未处理的工作内容,直接点击消息内容可跳转到任务处理界面,实现业务即消息,消息主动找人。
审批监控:管理员可以在系统中对所有的审批的进度进行实时监控,能够随时查看审批的当前状态,包括待审批、已审批、驳回等状态。同时,也能够对审批数据进行处理,包括更改本步审批人、退加前一步、更改后续审批步骤、结束审批等。
审批决策支持:系统能够对审批提供各种分析报表,包括审批时长分析、审批数量统计、审批通过率等,这些分析数据便于管理层全面了解审批工作的整体情况,也能够为系统维护人员进行企业审批的改进提供有效的帮助。
权限管理与控制:为了保障系统安全、防止数据泄漏,审批平台采用精细化的权限管理,能够让不同的用户只能查看和操作权限范围内的功能和数据。
数据统计分析:统一审批平台提供有多种数据查询、统计功能,对审批单内部的数据只要采用拖拉拽就能够快速做出一个数据报表,为企业的数据统计带来一定的便利性。同时,这些数据报表还能够直接放到门户中,让领导层可以更直观快速的了解数据变动。
审批记录与追溯:经过统一审批平台的审批记录具有高完整性,包括申请人、审批人、审批时间、审批状态、转发、分发等信息,以及相关人员在处理审批时使用的操作环境等。这些有助于在出现问题时进行追溯和事后审计。
 

客户端的功能

客户端是提供给终端用户提供具体的使用环境,包括通过浏览器登录访问、在电脑上安装应用、在手机上安装应用等3种访问方式。当有需要当前用户进行处理的审批到达时,用户都能够第一时间接收到系统的消息提醒,便于用户及时办理。
消息通知与提醒:系统能够自动发送审批进度通知给相关人员,如审批人、申请人、抄送人等。同时,还提供各种提醒,确保审批任务不被遗漏。
在线申请与提交:用户可以通过系统在线提交审批申请,并根据审批单的要求填写内容、上传相关的材料或附件后进行提交。审批单具有逻辑校验功能,当提交的申请符合提交逻辑时,就可以直接把申请发送出去,系统会根据预设的流程自动找到审批人并将待审内容发送给审批人等待审批。
我的申请:用户通过统一审批平台发起的申请,系统能够自动放入我的申请中提供查询,不仅能够查看到当前申请的进度,对停留时间过久的节点还可以催办等各种操作。
待我审批:当有需要当前用户审批的信息到达时,系统能够以消息的方式通知用户。同时,待审的信息也会放置到统一的待我审批中,用户进入待我审批后,就能够看到全部等待审批的内容。点击审批信息,如果是本系统内部建立的审批,可以直接打开单据;如果是三方系统建立的审批,能够直接打开三方系统指定的画面进行审批。审批提交后,该条记录就会自动转入到经我审批中留档。
经我审批:当前用户在审批后,审批过的内容就会自动放入经我审批中留档备查,用户能够随时查看到审批过的内容。系统也提供多种查询条件,便于信息的搜索。
 
总之,统一审批平台能够助力企业实现高效、规范审批流程。通过引入统一审批系统,企业可以提高审批效率,降低管理成本,提升决策质量,从而增强企业的竞争力和持续发展能力。

关键词: IM,即时通讯
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